Pokud přijde do firmy dokument, je třeba ho zaevidovat, předat odpovědné osobě (nebo více osobám), různě s ním pracovat a archivovat ho. Není právě ideální, pokud se "papír" uloží u někoho na pracovním stole, kde pak čeká na to, až se k jeho vyřízení dotyčný dostane.

Spisová služba šetří čas i nervy

Jak vypadá cesta dokumentu, pokud dorazí do firmy, kde funguje ve Visionu spisová služba? Recepční dokument ihned po otevření obálky naskenuje a uloží do systému. Jeho papírová podoba se archivuje a dál se s ní nemanipuluje, takže nehrozí ztráta nebo znehodnocení. Od té chvíle už se pracuje pouze s elektronickou podobou dokumentu. V systému je nastaveno, jak se má zacházet s různými typy písemností, jako je běžná korespondence, faktury, podepsané smlouvy a další.

Faktury a zase faktury

Jak se tedy dokumenty ve "spisovce" běžně chovají? Nejčastější jsou zřejmě příchozí faktury. Služba se chová jako kniha došlých faktur s nastaveným procesem schvalování. Je možné efektivně schvalovat faktury napříč celou organizací a co víc, zvládnete to dělat třeba z pláže prostřednictvím webového klienta (Vision Mobile). Pokud k vám chodí pravidelně velké množství faktur, je výhodné napojit software na OCR aplikaci, která umožňuje vytěžovat došlé faktury a další dokumenty. To znamená, že se údaje z faktur nemusejí přepisovat ručně, ale systém si "přečte" a uloží automaticky např. z příchozího e-mailu nebo skenu.

Odpověděl někdo na ten dopis?

Tak tuhle otázku už nebudete muset nikdy položit, pokud písemnost postoupíte kolegovi prostřednictvím ERP systému. V systému jasně vidíte, kdy a kdo dopis zaznamenal, odpověděl na něj a případně jak. Dokument můžete stejně jako jakýkoliv jiný navázat v CRM na konkrétní jednání nebo projekt. Velkou výhodou je propojení s datovou schránkou, což umožňuje lepší komunikaci zejména se státní správou.

Efektivní evidence smluv

Evidence smluvní dokumentace je tak trochu vyšší dívčí. Je třeba se k nim vracet, ověřovat jejich obsah a platnost, aktualizovat je. V případě, že je máte uložené ve Visionu, hlídá systém např. platnost smluv za vás a upozorňuje na blížící se expiraci. Samozřejmostí je opět dodržení schvalovacího postupu a návaznost na CRM a další moduly. Také smlouvy je možné schvalovat odkudkoliv ve Vision mobile.

Aby směrnice nezapadly a používaly se aktuální vzory smluv

Ani s interními dokumenty nebývá snadná práce, zejména pokud existují v různých sdílených složkách, průběžně se aktualizují a je třeba evidovat, kdo a kdy s nimi pracoval nebo se seznámil s jejich obsahem. Třeba u interních směrnic je možné nejen sledovat změny, ale také nastavit, že každá změna musí projít schvalovacím procesem. Dokument se přímo ze systému může rozeslat např. e-mailem ostatním pracovníkům a zároveň je možné jim ve workflow zadat úkol, aby potvrdili, že se seznámili s obsahem směrnice.
Podobně se ošetřují například vzory smluv a jiných dokumentů, které firma průběžně obnovuje a je třeba, aby všichni využívali tu nejnovější verzi. Ze spisové služby je nikdo jen tak omylem nesmaže ani nezmění, aniž by to někdo schválil.

Co ještě může spisová služba nabídnout? Skvělým nástrojem je podpora GDPR s automatickým získáváním a evidencí souhlasů. Může také sloužit jako vědomostní databáze pro evidenci firemních postupů, ale také technické a jiné dokumentace, přičemž systém ohlídá platnost a zabezpečení dokumentů. Modul je napojený na Technickou přípravu výroby a má i mnoho dalších možností využití.