Zpět

Projektové riadenie

Projektové riadenie
Systém Vision32 má implementovanú funkcionalitu „projektové riadenie“. Projektové riadenie je tu nástrojom na riadenie rozsiahlych zákaziek. Je pritom nedôležité, či sú vaše zákazky výrobného charakteru, alebo sa jedná o dodávky služieb, tovaru alebo kombináciu z uvedených prvkov.

Ak teda podnikáte v obore, kde každá zákazka vyžaduje špecifický plán, veľké množstvo spolupracujúcich osôb a podrobné sledovanie plnenia, môže vám táto funkcia významne pomôcť. O projektovom riadení nie je nutné uvažovať len vo vzťahu k externým zákazkám, ale tiež na riadenie interných rozsiahlych projektov. Tým sa myslia investičné akcie, zavádzanie organizačných noriem, realizácia marketingových kampaní, plánovanie a sledovanie business plánov a podobne.
Aj tu sú dôsledne zachované väzby medzi obchodom a projektovým riadením.  Na druhej strane z jednotlivých naplánovaných etáp projektu vznikajú požiadavky na výrobu, ktorá je ďalej riadená výrobnými úlohami. Vo vzťahu k skladovému hospodárstvu sú väzby opäť priame. Projekty obsahujú plánovanie požiadaviek na materiál a tovar a umožňujú realizovať skladové pohyby. Významnou funkcionalitou je plánovanie kapacít na realizáciu projektov a sledovanie výkonov na projektoch, prípadne plánovanie subdodávok a sledovanie subdodávok. Aj projektové riadenie má priame väzby do účtovníctva a vďaka tomu možno vysledovať rentabilitu až na úroveň jednotlivých čiastkových etáp projektov.
Projektové riadenie je prepojené so všetkými podpornými agendami, vrátane spracovania účtovníctva a kompletného skladového hospodárstva. Systém je doplnený aj drobnými agendami, z ktorých za zmienku stoja evidencia porád a spisová služba.

Projektová dokumentácia

Pri rozsiahlych projektoch býva typické veľké množstvo rôznorodej dokumentácie, z ktorej niektoré časti je potrebné zdieľať medzi účastníkmi projektov. Na správu dokumentácie primárne využívajte „spisovú službu“, ktorá má priamu väzbu na projekty. Na neriadené dokumenty, alebo dokumenty, ktoré sa neschvaľujú, slúži „Denník projektu“. Denník zachytáva každodennú dokumentáciu a plní aj funkciu nástenky projektu. Môže však obsahovať aj zápisy z jednaní, návrhy riešenia, rozpočty, stavebný denník a podobne.
Ak je projekt spojený s vlastnou výrobou, je na projekt napojená aj TPV a v podstate platí to isté, čo pre dokumentáciu vo výrobných organizáciách.
Pre riadenú dokumentáciu môžete zaistiť plnenie požiadaviek normy ISO 9001:2008 a systém kontroluje históriu zmien aj verzie dokumentov. Ďalšia priebežná dokumentácia je uchovávaná v elektronickej podobe a vychádza z ďalšej funkcionality systému (výrobné príkazy, mzdové lístky, výdajky a podobne).

Návrh a plánovanie projektov

Táto funkcionalita slúži na zostavenie projektu. Ak sú vaše projekty aspoň trochu podobné jeden druhému, môžete využiť šablony, ktoré vám proces návrhu projektu výrazne zautomatizujú.
Ak nie, pomôže vám projekt zostaviť vizuálny projektový plánovač. Ak používate produkt „MS Project“, zistíte, že niektoré postupy vám budú dôverne známe.
Systém je postavený na  základnom projektovom "trojimperatíve“, ktorým sú cieľ projektu, čas a zdroje.
Časový priebeh projektu a štruktúru môžete plánovať formou Ganttovho diagramu. V prostredí Ganttovho diagramu je možné priamo plánovať zdroje (kapacity strojov, kapacity ľudí, požiadavky na materiál, výrobky, požiadavky na kooperácie). Plánovanie kapacít využíva kapacitný kalendár a umožňuje dopredné, spätné aj pomerné vyťažovanie kapacít.
Z Ganttovho diagramu môžete definovať ciele jednotlivých etáp, vrátane zodpovedností jednotlivých pracovníkov. Každú etapu projektu možno rozpočtovať vo vopred nadefinovanej štruktúre.

Záznamy z jednaní tímov

Súčasťou projektového riadenia sú záznamy o jednaniach. Ide v skutočnosti o tú istú dátovú štruktúru, ktorá je súčasťou obchodných príležitostí, ponúk a ďalších CRM modulov. Túto evidenciu môžete použiť na evidenciu dôležitých informácií z komunikácie emailom, telefonicky alebo aj z osobných jednaní. Zaujímavou možnosťou je napojenie histórie jednaní na prichádzajúce emaily alebo na telefónnu ústredňu. Docielite tak automatické zachytenie všetkej komunikácie, týkajúcej sa projektov. 

Projektový tím, záznamy z porád

Súčasťou návrhu každého projektu je návrh  projektového tímu.  Tato jednoduchá tabuľka slúži ako báza na následnú distribúciu úloh a podobne. Naviac je systém napojený aj na záznamy z porád. Napojenie je realizované voľnými väzbami typu m:n. K jednému projektu tak môžete mať pripojené ľubovoľné množstvo porád a opačne z porád sa dozviete, ktorých projektov sa týkajú. Je to efektívny nástroj na operatívne riadenie.

Zaistenie materiálu, tovaru a výrobkov

Pri projektoch nemusíte potrebovať iba materiál, tak ako je to v prípade výroby. Projekty môžu mať ďaleko zložitejšie potreby a skutočne môžete na realizáciu projektu potrebovať nielen materiál na výrobu vlastného výrobku, ale tiež drobný materiál, ktorý sa spotrebuje priamo pri realizácii jednotlivých etáp (napr. stavebné práce).  Každopádne vám systém túto činnosť zjednoduší a hlavne jej dá jednotný poriadok. Program primárne pracuje s týmito informáciami:
·         Aktuálne projekty a ich materiálové pokrytie.
·         Aktuálne výrobné príkazy a ich materiálové pokrytie.
·         Plán výroby a požiadavky na materiál z neho plynúce.
·         Aktuálny stav materiálu na skladoch.
·         Aktuálny stav materiálu na ceste (čo je objednané a potvrdené).
·         Aktuálny stav rezervácií (čo je na sklade, ale určené pre konkrétne zákazky).
·         Nastavené limity minimálneho stavu zásob.
·         Dodacie lehoty dodávateľov.
·         Termíny zahájenia jednotlivých etáp a termíny zaistenia materiálu.
·         Aktuálny stav rozpracovanosti.
 
Z týchto údajov systém navrhuje optimálne množstvo a termíny objednávania materiálu, prípadne navrhuje dodávateľa podľa zvolených kritérií. Systém umožňuje mnohé procesy zautomatizovať a uľahčiť tak obsluhe snahu o včasné pokrytie výroby požadovaným materiálom, bez toho, aby vznikali neefektívne vysoké zásoby. Pro túto činnosť sa využívajú moduly „Požiadavky na nákup“, „Dopytové konanie“, „Vydané objednávky“, a to všetko v nadväznosti na sledovanie zákaziek, kalkulácie a sklady.
 

Sledovanie výkonov

Sledovanie výkonov na projektoch vám umožní získať okamžitú predstavu o spotrebovaných zdrojoch, o nákladoch a tiež o aktuálnom stave rozpracovanosti projektu.  V nadväznosti na kapacitný plán je  mnoho akcií značne zautomatizovaných a pracovníci dostávajú priebežný prehľad o svojich úlohách. Záznamy o výkonoch majú zaujímavú samodokumentačnú vlastnosť - každý textový popis v zázname o výkone je automaticky spojený s denníkom projektu. Všetky záznamy výkonov tak v denníku vytvárajú analógiu "stavebného denníka". 
Na strane vyhodnotenia môžete jednotlivé výkony volitelne účtovať na podrozvahovej evidencii a získate tak okamžite aj informáciu o nákladoch, ktoré by inak boli zahrnuté až vo vyúčtovaní miezd.  Z toho vyplýva, že môžete priebežne sledovať finančný plán oproti skutočným nákladom. 

Sledovanie subdodávok

Systém sleduje projekt po jednotlivých etapách. Každá etapa môže obsahovať naplánované subdodávky a vám sa dostane do rúk nástroj na zefektívnenie tvorby vydaných objednávok, prípadne na tvorbu dopytových konaní. Systém vám takto umožňuje, v nadväznosti na spisovú službu a objednávkový modul, aby ste si udržali perfektný prehľad o nákladoch subdodávok, o zmluvách, o aktuálnom stave realizácie a zodpovednostiach jednotlivých pracovníkov.

Ukončenie a odovzdanie projektu

Hotový projekt z formálneho hľadiska odovzdávate prostredníctvom odovzdávacích protokolov. Optimálny postup pri zložitých projektoch je odovzdanie jednotlivých čiastkových etáp a celý projekt je už iba odkaz na odovzdanie čiastkových etáp. Systém vám umožní formalizovať tieto činnosti a pomocou schvaľovacích postupov vám pomôže udržať kontrolu nad odovzdávacou dokumentáciou. Táto časť opäť veľmi úzko využíva funkcie „spisovej služby“. Konfigurácia je závislá na zvyklostiach a potrebách jednotlivých užívateľov.
 

Fakturácia

Projekty je možné automatizovane fakturovať a systém na túto činnosť ponúka celú škálu nástrojov. Fakturáciu je všeobecne možné plánovať už vo fáze návrhu projektu.
Program vám umožňuje vyfakturovať jednotlivé etapy projektu podľa plánovanej fakturácie, a to bez ohľadu na realizované náklady. V tomto prípade program automaticky zahrnie do fakturácie aj viacnáklady, teda všetko, čo nebolo pôvodne plánované a čo v priebehu realizácie nabehlo navyše.
Druhou možnosťou je fakturácia vypočítaná podľa skutočne realizovaných nákladov (materiál, výrobky, výkony, subdodávky). V tomto prípade nemusíte fakturáciu plánovať vopred a môžete dokonca niektoré náklady z fakturácie vylúčiť. 
Faktúry môžete vystavovať postupne a program sám zohľadňuje, čo už bolo vyfakturované tak, aby sa na nič nezabudlo, či nevyfakturovalo viackrát. Je zjavné, že táto časť systému veľmi úzko nadväzuje na fakturáciu, saldokonto, evidenciu DPH a účtovníctvo.

Vyhodnotenie projektov

Vyhodnotenie projektov je najdôležitejším nástrojom spätnej väzby. Implementácia je závislá na vašich potrebách. Systém vám ponúka možnosti sledovania rentability až na úroveň jednotlivých ľudí a ďalších zdrojov projektu. Samozrejmosťou je možnosť vyhodnotenia rentability projektu ako celku, zákazníka, konkrétnych častí projektov a podobne. Okrem rentability môžete tiež vyhodnocovať kvalitu, plnenie termínov a ďalšie parametre projektu. Systém je v tejto časti značne otvorený a kvalita výstupov bude priamo úmerná kvalite zaznamenaných dát.